발표를 위해 훌륭한 슬라이드를 열심히 준비했지만, 발표자가 터무니없이 프레젠테이션을 망쳐버리는 일을 종종 경험해 보았을 것이다. 일부 실수는 청중을 몹시 거슬리게 한다.

예를 들어 첫 슬라이드에서 너무 오래 설명하거나, 매번 슬라이드 후에 “질문이 있습니까?”라고 묻거나, 쓸데없이 “어”나 “아”를 지속해서 사용하여 말하고자 하는 흐름을 방해하는 경우이다.

어떤 실수는 돌이킬 수 없을 정도로 발표자의 신뢰를 실추시키기도 한다. 이러한 치명적인 실수의 예는 부정확한 메시지, 결함이 있는 논리, 일관되지 않거나 잘못된 숫자 등이 원인이다.

사전 준비 없이 프레젠테이션을 발표하여 자신을 과소평가하게 하는 우를 범하지 말아야 한다. 당신을 돋보이게 하고 당신이 자료를 완벽하게 파악하고 있다는 자신감을 청중에게 보여주어야 한다. 그렇게 하려면 어떻게 해야 할까? 슬라이드가 완성된 후 다음 세 단계를 거칠 것을 제안한다.

1단계, 세부적 대본을 word by word로 작성하여 실제로 발표할 어법으로 연습한다.
▲주요 메시지로 각 슬라이드를 시작하고 어떤 내용을 어떤 순서로 강조할 것인지 계획 ▲숫자, 오타, 복사/붙여넣기 등의 오류 및 쓰기, 형식, 정렬 등 모순의 발견 및 수정 ▲전체 흐름의 개선을 위한 슬라이드 순서 변경, 수정 또는 삭제가 그것이다.

2단계, 반복적으로 대본을 소리 내어 읽은 후 전달할 것을 개선한다. ▲매끄럽지 않은 부분 수정, 어색한 문구 교체, 중복 포인트 제거 ▲의도적인 강조점(어조 또는 스피치 속도)을 대본에 표시 ▲각 슬라이드를 시각화하여 자료 없이 발표할 수 있을 때까지 반복해야 한다.

3단계, 어려운 예상 질문에 대비해야 한다. ▲곤란한 질문이 나올 수 있는 슬라이드 예측 ▲필요한 경우 전문가에게 문의하여 근본적인 문제의 충분한 이해 ▲결론 후 백업 순서로 질문에 대한 정확한 답변의 대본 작성을 해보아야 한다.

자신감은 주제를 처음에서 끝까지 완벽하게 아는 것으로부터 출발한다. 그것은 타고난 재능이나 철저한 ‘과잉’ 준비에서 비롯된다. 슬라이드를 완벽하게 작성하는 데 시간을 덜 쓰고, 대본 작성 및 구두 발표 연습을 통해 명확한 메시지를 전달하고 장황한 말을 제거하는데 시간을 더 투자해야 한다. 즉 지루한 장편 소설을 우아한 시로 축소하라는 것이다.

특히 영어로 하는 프레젠테이션을 두려워하는 non-native speaker에게 위의 방법을 제안한다. 전화 회의 시 완벽하게 준비된 대본을 자연스럽게 말하는 것처럼 읽어라. 가끔 “어” 또는 “아”를 고의로 섞어주면 동료들은 당신이 즉흥적으로 발표한다고 느낄 것이다.

(S&M미디어 자문위원 / 이메일 : stevenkim@snmnews.com)

 

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Tip 2: Script out your PPT

We all have sat through painful presentations in which a presenter fantastically crashes and burns despite equipping himself with cosmetically pleasing slides. Some gaffes merely irritate. For instance, spending too much time on the first slide, asking after every slide, “do you have any questions?” or sprinkling um or uh after every three words distracts the audience from substance. However, certain blunders cause irredeemable and lastingdamage to the presenter’s credibility. These notable death traps include muddled messages, flawed logic and inconsistent or wrong numbers.

Do not sell yourself short by showing up to your presentation to casually talk through the slides. Set yourself apart and extrude unmistakable self-assurance that you have full command of your material. How do you get there? Follow these three steps after your slides are done.

Step 1: Strategize your verbal delivery by scripting out, word by word, in natural, spoken language.

• For each slide, start with the key message and plan which illustration to highlight in which order

• Correct errors (numbers, typos, copy/paste…) and inconsistencies (wording, format, alignment…)

• Reorder, enhance or kill slides to improve the overall flow

Step 2: Refine your verbal delivery by repeatedly reading your script out loud to hear yourself

• Fix verbal speed bumps, replace awkward wording and eliminate redundancies

• Underline in your script intentional points of emphasis (e.g., tone or speed of speech)

• Repeat until you can visualize each slide and present in its entirely without slides

Step 3: Prepare to address the difficult questions

• Earmark which slides the questions you would like to avoid will be asked

• Ask the experts to fully understand the underlying issues if needed

• Script out exactly how you will answer with the conclusion first followed by backup if warranted

Confidence originates from knowing your stuff cold, which in turn comes from either intrinsic brilliance or disciplined over-preparation. Spend less time perfecting your slides and invest a lot more time scripting and rehearsing your presentation to crystalize your messages and eliminate verbosity, i.e., downsize a dozing novel to an elegant poem.

Finally, I offer you a bonus tip to the non-native speakers who dread presentations in English. “Speak”your concise, pin-pointed script but add a few intentional filler words (i.e., um and uh) to make the audience believe that you are presenting impromptu